El Excel seguro…
Las hojas de cálculo de Excel pueden hacer que un departamento de prevención de riesgos laborales se sienta «seguro».
Después de todo, una hoja de cálculo es una obra propia (he visto auténticas obras de arte), de la que nos sentimos orgullosos. Nos ofrece una funcionalidad razonable. Tiene unas limitaciones que asumimos por el precio que invertimos: nuestro tiempo.
La tecnología tiene una capacidad asombrosa. No solo nos permite grabar y almacenar información. También nos ofrece información sobre lo que realmente está sucediendo en la empresa.
Sin embargo, en la mayoría de las organizaciones, el único propósito de usar el Excel para gestionar la prevención de riesgos laborales es mantener registros.
A medida que pasa el tiempo, esas mega hojas de Excel se van a acabar convirtiendo en un problema. Por muy detalladas y completas que sean.
Si tú eres el «master and comander» del Excel en tu departamento de seguridad y salud, estupendo. Pero si no, estás jo….
Haces un pequeño cambio por aquí, y sale un error #REF por allá…
Además, con el tiempo, las hojas de Excel cada vez son más grandes y más engorrosas.
Si tienes todo vinculado, el tiempo de ejecución de los informes aumentará con el tiempo. Esto es, más tiempo de mantenimiento.
Después, está ese problema de la accesibilidad y la colaboración. ¿Cuántos tienen acceso a las hojas de cálculo u otros documentos que están en el servidor?
Las hojas de cálculo son un buen recurso para mantener los registros del sistema. Pero si no todos los que tienen que acceder y colaborar pueden hacerlo en tiempo y forma, el resultado es un agujero de oportunidades perdidas para la mejora proactiva de la seguridad y salud, y la reducción de riesgos.
